Timesheets

Προϋπόθεση για τη σωστή λειτουργία της εφαρμογής είναι η σωστή παραμετροποίηση. Γι’ αυτό πηγαίνετε στο κεφάλαιο «Παραμετροποίηση» και προσδιορίστε προσεκτικά τις παραμέτρους πριν ξεκινήσετε.

Καταχώρηση συμβάσεων με πρόσωπα

Από το CRM, στην επιλογή του μενού «Διαχείριση έργων -> Κατανομή προσώπων στα έργα -> Πρόσωπα» ανοίγει η ακόλουθη φόρμα :

Εδώ καταχωρούμε τα πρόσωπα με τα οποία έχει σύμβαση εργασίας ο φορέας.

Στην Ιδιότητα συνήθως επιλέγουμε προσωπικό.

Ακολούθως στο «Πρόσωπο» επιλέγουμε τον συνεργάτη.

Στο «Από» καταχωρούμε την ημερομηνία έναρξης της σύμβασης. Στο «Έως» καταχωρούμε την ημερομηνία λήξης της σύμβασης. Αν είναι αορίστου, αφήνουμε το πεδίο κενό.

Στο ώρες / ημέρα, επιλέγουμε τον αριθμό ωρών εργασίας που προβλέπεται από τη συγκεκριμένη σύμβαση ανά ημέρα.

Στην «Σχέση» επιλέγουμε το είδος της σχέσης εργασίας.

Τέλος, στις ημέρες, προσδιορίζουμε τις ημέρες εργασίας.

Καταχωρούμε τις ημέρες που ο συνεργάτης δεν εργάζεται για οποιοδήποτε λόγο. Έτσι το σύστημα δεν θα επιτρέπει καταχώρηση απασχόλησης σε αυτά τα διαστήματα.

Τέλος στη σελίδα «Στοιχεία έτους – σύνολα :

Μπορούμε για κάθε έτος, να καταχωρήσουμε το «Πρότυπο κόστος / ώρα» που θα χρησιμοποιηθεί για τον υπολογισμό κόστους. Στη σελίδα αυτή το σύστημα προβάλει αυτόματα τα σύνολα απουσίας ξεχωριστά για κάθε κατηγορία απουσίας.

Καταχώρηση συμβάσεων με πρόσωπα για κάθε έργο που συμμετέχουν

Ακολούθως πρέπει να γίνει η καταχώρηση των συμβάσεων του κάθε συνεργάτη για το συγκεκριμένο έργο στο οποίο χρεώνεται. Αυτό γίνεται στη φόρμα : «Διαχείριση έργων -> Κατανομή προσώπων στα έργα -> Πρόσωπα ανά έργο - προγραμματισμός»

Επιλέγουμε αρχικά το έργο στα πεδία «Τύπος έργου» και «Έργο». Μπορούμε να επιλέξουμε ότι επίπεδο έργου θέλουμε. Επιχειρησιακό, Υποέργο, Πρόγραμμα κλπ.

Στη συνέχεια επιλέγουμε το πρόσωπο στα πεδία : «Ιδιότητα» και «Πρόσωπο».

Ακολούθως καταχωρούμε τη διάρκεια της σύμβασης στα πεδία «Από» και «Έως». Σημειώνεται ότι απαιτείται να υπάρχει ενεργή σύμβαση με το πρόσωπο στη δοθείσα περίοδο για να γίνει δεκτή η καταχώρηση.

Στο πεδίο «Ποσοστό προσώπου στη σύμβαση» καταχωρούμε να το γνωρίζουμε το ποσοστό του χρόνου που θα αφιερωθεί από το πρόσωπο στη συγκεκριμένη σύμβαση.

Στο πεδίο «Πρότυπο κόστος / ώρα» καταχωρούμε το κόστος ανά ώρα του προσώπου για τη συγκεκριμένη σύμβαση μόνο αν το ποσό αυτό είναι διαφορετικό από το ποσό που καταχωρήθηκε στην προηγούμενη λειτουργία. Διαφορετικά αφήνουμε το πεδίο κενό.

Στο πεδίο «Ποσοστό ιδιωτική κάλυψης ΑΩ» καταχωρούμε αν υπάρχει, το ποσοστό των ΑΩ του προσώπου που δεν χρεώνονται στο έργο και θα καλυφθούν ως ιδιωτική συμμετοχή του φορέα.

Ακολούθως, στα πεδία Προϋπολογισμός – Ανθρωπομήνες ή ΑΗ, ανάλογα με την παράμετρο που έχουμε ορίσει στο επιχειρησιακό, το σύστημα μα ζητά να καταχωρήσουμε είτε το ένα είτε το άλλο. Ακολούθως αποθηκεύουμε και πατάμε το κουμπί «Άνοιγμα σε μήνες υλοποίησης». Το σύστημα, αυτόματα δημιουργεί στην επόμενη σελίδα «Κατανομή σε μήνες», τους μήνες υλοποίησης του έργου, και απλώνει με ένα ομοιόμορφο τρόπο τους προγραμματισμένους ΑΜ και ΑΗ. Προφανώς οι τιμές αυτές μπορούν να προσαρμοστούν ώστε να ακολουθούν τη ροή εργασίας του κάθε έργου.

Κατανομή σε φάσεις - παραδοτέα

Στη σελίδα «Κατανομή σε φάσεις – παραδοτέα» θα πρέπει να καταχωρήσετε πως αναλύεται η εργασία του προσώπου ξεχωριστά σε κάθε φάση – παραδοτέο.

Έτσι το σύστημα θα γνωρίζει τις προϋπολογισμένες τιμές για κάθε φάση.

Είναι προφανές ότι θα πρέπει να υπάρχει συμφωνία μεταξύ των αθροισμάτων ΑΗ και ΑΜ σε αυτόν τον πίνακα με τις συνολικές προϋπολογισθείσες τιμές της σύμβασης.

Ανάπτυξη απολογισμού (αυτόματα με κανόνες)

Θα παρατηρήσετε στην φόρμα αυτή μια σειρά από λειτουργίες. Αυτές χρησιμοποιούνται αν επιλέξετε να αναπτύξετε το timesheet αυτόματα ακολουθώντας κάποιους κανόνες. Αυτό προσφέρει μεγάλη ταχύτητα στην ανάπτυξη.

Αναλυτικά κατά λειτουργία, μπορείτε να κάνετε τα παρακάτω:

Α. Ανάπτυξη TimeSheet

Με αυτή τη λειτουργία, το σύστημα, λαμβάνοντας υπόψη όλες τις παραμέτρους εργασίας ή και απουσίας του προσώπου, κατανέμει τις ώρες σε κάθε ημέρα / φάση / παραδοτέο.

Υπάρχουν δύο εκδοχές που εξαρτώνται από την παράμετρο στο επιχειρησιακό αν θα υπάρχει αυτόματη κατανομή ή όχι.

Α1. Αυτόματη κατανομή : το σύστημα αρχικά λαμβάνοντας υπόψη τον προϋπολογισθέντα αριθμό ΑΜ και ΑΗ για τον συγκεκριμένο μήνα, καθώς και για την κάθε φάση – παραδοτέο, προσδιορίζει τον αριθμό των ΑΩ που θα πρέπει να επιμεριστούν σε αυτόν τον μήνα. Σε κάθε επόμενο μήνα, κάνει συνολικό συμψηφισμό με τους προηγούμενους μήνες ώστε να εξομαλύνονται συνεχώς πιθανές αποκλίσεις που μπορεί να προήλθαν από μη ρεαλιστικές προβλέψεις. Για να λειτουργήσει η αυτόματη κατανομή απαιτείται το άθροισμα των ΑΜ / ΑΗ στον πίνακα μηνών να είναι ίσο μα αυτό του πίνακα φάσεων. Αν δεν είναι θα προβληθεί μήνυμα σφάλματος.

Α2. Μη αυτόματη κατανομή : Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει να καταχωρήσετε με το χέρι τις ΑΩ που επιθυμείτε να επιμεριστούν κατά «φάση – παραδοτέο». Επιλέγετε τη λειτουργία «Καταχώρηση ανάλυσης» και εμφανίζεται η φόρμα :

Θα δείτε ότι είναι ήδη συμπληρωμένες οι φάσεις – παραδοτέο που έχουν υλοποίηση τον συγκεκριμένο μήνα. Εσείς πρέπει απλά να συμπληρώσετε τη στήλη «ΑΩ για ανάλυση».

Και στις δύο αυτές περιπτώσεις, το σύστημα με το κουμπί «Ανάπτυξη TimeSheet» αυτόματα, καταχωρεί σε κάθε ημέρα τις προβλεπόμενες ΑΩ απασχόλησης και εμφανίζει τα απολογιστικά σύνολα.

Β. Διαγραφή Ανάπτυξης

Αν για κάποιο λόγο, θέλετε να αλλάξετε κάποια παράμετρο που επηρεάζει την ανάπτυξη, είναι ασφαλέστερο να διαγράψετε την προηγούμενη ανάπτυξη, να κάνετε τις αλλαγές που θέλετε και να ξανακάνετε νέα ανάπτυξη.

Γ. Κλείδωμα περιόδου και Ξεκλείδωμα περιόδου

Με αυτές τις λειτουργίες, κλειδώνετε ή ξεκλειδώνετε την ανάπτυξη που έχει γίνε στην περίοδο. Αν κλειδώσετε την ανάπτυξη, το σύστημα δεν θα επιτρέπει μεταβολές. Αυτό προτείνετε στην περίπτωση που έχουν υποβληθεί παραδοτέα με βάση τα στοιχεία.

Στο πάνω μέρος της φόρμα υπάρχει το μενού «Ανάπτυξη» με τις επιλογές :

• Ανάπτυξη timesheet : κάνει ανάπτυξη στην συγκεκριμένη περίοδο (όπως πριν).
• Ανάπτυξη από αυτό τον μήνα και μετά : κάνει ανάπτυξη διαδοχικά σε όλους τους μήνες από τον επιλεγμένο μήνα μέχρι το τέλος του έργου.
• Ανάπτυξη μέχρι αυτό τον μήνα : κάνει ανάπτυξη από την αρχή του έργου μέχρι και αυτό τον μήνα. Δεν θα κάνει ανάπτυξη σε κλειδωμένες περιόδους.
• Διαγραφή ανάπτυξης : όπως πριν
• Διαγραφή ανάπτυξης μετά από αυτόν τον μήνα : διαγράφει μαζικά την ανάπτυξη από αυτόν τον μήνα μέχρι το τέλος του έργου.
• Κλείδωμα και ξεκλείδωμα περιόδου : όπως πριν.
• Επανυπολογισμός αθροισμάτων : Στις περιπτώσεις αποκλίσεων για οποιοδήποτε λόγο (πχ εκ των υστέρων αλλαγή βασικών παραμέτρων), με την επιλογή αυτή το σύστημα επανυπολογίζει τα ΑΜ και ΑΗ από τις απολογισθείσες ΑΩ και τα σύνολα.

Καταχώρηση απολογισμού (χειροκίνητα)

Στη φόρμα «Διαχείριση έργων -> Κατανομή προσώπων στα έργα -> Πρόσωπα ανά έργο - απολογισμός» μπορείτε να καταχωρήσετε χειροκίνητα την ανάπτυξη των ΑΩ σε κάθε ημέρα.

Επιλέγετε αρχικά τον «Συνεργάτη». Το σύστημα προβάλει στη «Σύμβαση» τις συμβάσεις του συνεργάτη από τις οποίες επιλέγουμε αυτή που θέλουμε να δουλέψουμε.

Ακολούθως το σύστημα προβάλει στην αριστερή πλευρά για κάθε περίοδο υλοποίησης του έργου, τα σύνολα υλοποίησης. Σε αυτή την ενότητα μπορείτε να επιλέξετε την περίοδο που θα εργαστείτε

.

Στην πάνω δεξιά πλευρά της φόρμας, το σύστημα προβάλει για την επιλεγμένη περίοδο τις διαθέσιμες ημέρες εργασίας. Για κάθε ημέρα προβάλει τις ήδη προγραμματισμένες ώρες για αυτή τη σύμβαση και για όλες τις συμβάσεις αθροιστικά για να έχουμε εποπτεία.

Στο κάτω μέρος θα γίνουν οι καταχωρήσεις.

Επιλέγετε, την φάση και το παραδοτέο και ακολούθως τον αριθμό ωρών που θα χρεώσετε και μετά πατάτε «Αποθήκευση». Μετά από κάθε καταχώρηση, θα δείτε ότι τα σύνολα αναπροσαρμόζονται.

Θα δείτε επίσης ότι οι καταχωρήσεις που έχουν δημιουργηθεί αυτόματα από το σύστημα, έχουν την ένδειξη «Auto» τσεκαρισμένη.

Καταστάσεις

Από την επιλογή «Διαχείριση έργων -> Κατανομή προσώπων στα έργα -> Καταστάσεις κατανομής» μπορείτε να παράξετε μια σειρά παραδοτέων.

To «Συνολική κατάσταση ωρών / συνεργάτη (Υποέργο-ΠΕ)» περιέχει το σύνολο απασχόλησης για όλες τις συμβάσεις για κάθε συνεργάτη και υπολογίζει το συνολικό του κόστος ανάλογα με το δοθέν «πρότυπο ωριαίο κόστος».

Ανάλογα περιεχόμενα έχουν και οι υπόλοιπες καταστάσεις.

Αρχική παραμετροποίηση σε επίπεδο επιχειρησιακού

Γενικές παράμετροι

Στις γενικές παραμέτρους, προσδιορίζουμε τιμές που εφαρμόζονται ενιαία σε όλα τα έργα. Συγκεκριμένα προσδιορίζουμε τον αριθμό των ΑΩ ανά ΑΗ και τον αριθμό των ΑΗ ανά ΑΜ. Οι τιμές αυτές χρησιμοποιούνται για την μετατροπή των ΑΩ σε ΑΗ και ακολούθως σε ΑΜ. Η παραμετροποίηση γίνεται στην λειτουργία «Εργαλεία->Γενικές Παράμετροι->Παράμετροι συστήματος» στην ομάδα παραμέτρων «Κινήσεις Προγραμμάτων».

Παράμετροι Επιχειρησιακού

Αφορούν τιμές που ισχύουν μόνο για συγκεκριμένα επιχειρησιακά. Στο «Προγράμματα-> Παράμετροι προγραμμάτων-> Επιχειρησιακά -> Διαχείριση επιχειρησιακών», επιλέγετε το επιχειρησιακό που θέλετε και καταχωρείτε τις ακόλουθες τιμές :

1. ΑΜ/ΑΗ : Επιλέγετε τη βάση υπολογισμού του υποέργου. Αν είναι ΑΜ τότε το σύστημα σας ζητά να εισάγετε ΑΜ και το μετατρέπει σε ΑΗ. Αντίστοιχα αν επιλέξετε ΑΗ, το σύστημα σας ζητά να εισάγετε ΑΗ και το μετατρέπει σε ΑΜ.
2. Αυτόματη κατανομή ΑΩ σε φάσεις και παραδοτέα. Αν είναι τσεκαρισμένο, η εντολή «Ανάπτυξη» που θα δείτε παρακάτω, θα υπολογίσει πρώτα τον συνολικό αριθμό ΑΩ που θα πρέπει να κατανείμει στις φάσεις – παραδοτέα στον συγκεκριμένο μήνα και μετά θα κάνει την ανάπτυξη. Αν δεν είναι τσεκαρισμένο, θα πρέπει πρώτα με το κουμπί «καταχώρηση ανάλυσης» να προσδιορίσετε οι ίδιοι τον αριθμό των ΑΩ που θέλετε να κατανεμηθεί στον δοθέντα μήνα.

Ακολούθως, στην παραπάνω φόρμα πατάτε το κουμπί   για να ανοίξει η φόρμα «Λοιπές παράμετροι επιχειρησιακού».

Στην ερώτηση «Επίπεδο παραδοτέων» θα πρέπει να προσδιορίσετε για το συγκεκριμένο επιχειρησιακό, το επίπεδο στο οποίο έχετε ορίσει να περιγράφονται τα παραδοτέα. Έτσι, το σύστημα θα γνωρίζει από που να πάρει τις κατάλληλες περιγραφές για τα έντυπα καθώς και να κάνει τις κατάλληλες αθροίσεις ΑΩ ανά παραδοτέο.