Διαχείριση Συναλλασσομένων

 

Η επιλογή της ενότητας «Διαχείριση συναλλασσομένων» εμφανίζει την αντίστοιχη οθόνη η οποία αποτελείται από δέκα σελίδες:


«Βασικά»  -  «Προσωπικά»  -  «Ιδιότητες» - «Επαφές»  -   «Υποκαταστήματα»  -  «Επικοινωνίες» - «Οικονομικά» - «Φίλτρο-Εύρεση» - «Μισθοδοσία»


  • Βασικά

Στην σελίδα «Βασικά» καταχωρούνται για κάθε συναλλασσόμενο γενικά πληροφοριακά στοιχεία ως εξής:


  • Κωδικός
  • Τίτλος
  • Επωνυμία
  • Διεύθυνση
  • Πόλη
  • Τ.Κ.
  • ΟΤΑ
  • Χώρα (έρχεται από κατάλογο χωρών. Η εφαρμογή προτείνει αυτόματα την Ελλάδα)
  • Τηλέφωνο 1 & 2
  • Κινητό
  • Fax
  • E-mail
  • Α.Φ.Μ. (γίνεται έλεγχος ορθότητας ανάλογα με την χώρα που έχει δηλωθεί)
  • Α.Δ.Τ.
  • Δ.Ο.Υ.
  • Επάγγελμα (έρχεται από κατάλογο Συναλλασσόμενοι-Παράμετροι-Επαγγέλματα)
  • Τρόπος πληρωμής (έρχεται από κατάλογο Συναλλασσόμενοι-Παράμετροι-Τρόποι πληρωμής)
  • Επάγγελμα
  • Τελευταία συμφωνία (η ημερομηνία που συμφωνήθηκε η καρτέλα)
  • Λογαριασμός τράπεζας-Τράπεζα
  • Παρατηρήσεις (ελεύθερο κείμενο για τον χρήστη)
  • Κατηγορία (κατάταξη του συναλλασσόμενου σε μία από τις διαθέσιμες κατηγορίες συναλλασσομένων. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για κατηγοριοποίηση των συναλλασσομένων σύμφωνα με τις ανάγκες της εταιρείας για λόγους reporting)
  • ΚΕΠΥΟ (το καθεστώς ΚΕΠΥΟ για τον συναλλασσόμενο. Υπάρχουν οι  γνωστές κατηγορίες:
      • Υπόχρεος Α.Φ.Μ.
      • Υπόχρεος Α.Δ.Τ.
      • Μη υπόχρεος Α.Φ.Μ.
      • Μη υπόχρεος Α.Δ.Τ.
      • Απαλλασσόμενος
      • Ελληνικό Δημόσιο
      • Απαλλασσόμενος Προμηθευτής

και η επιπλέον κατηγορία  

      • Πρόγραμμα

στην οποία πρέπει να εντάσσονται όλα τα προγράμματα που υλοποιεί το Κ.Ε.Κ., εφόσον ανοιχθούν ως συναλλασσόμενοι.


  • Προσωπικά

Στην σελίδα «Προσωπικά» καταχωρούνται για κάθε συναλλασσόμενο που είναι φυσικό πρόσωπο γενικά πληροφοριακά στοιχεία ως εξής:

  • Επώνυμο
  • Όνομα
  • Πατρώνυμο
  • Μητρώνυμο
  • Αρ. Μητρώου ΙΚΑ
  • ΑΔΤ – Ημερομηνία έκδοσης
  • Ημ. Γέννησης – Τόπος
  • Φύλο
  • Υπηκοότητα
  • ΣΤΕΠ-92


  • Ιδιότητες

Στην σελίδα «Ιδιότητες» επιλέγουμε μία η περισσότερες ιδιότητες με τις οποίες συναλλάσσεται με την εταιρεία ο συγκεκριμένος συναλλασσόμενος (π.χ. Πελάτης, Προμηθευτής κλπ). Αναλυτικές λεπτομέρειες για το θέμα αναφέρονται στο κεφάλαιο «Λογαριασμοί».



  • Περιγραφή (Επιλογή από Λογιστική-Λογαριασμοί-Παράμετροι-Τροφοδότηση από συναλλασσομένους). Για την ιδιότητα Προσωπικό  εμφανίζεται μία επιπλέον σελίδα Μισθοδοσία στην οποία συμπληρώνονται στοιχεία που αφορούν μισθοδοτικούς παραμέτρους του συναλλασομένου. Για τις ιδιότητες Καταρτιζόμενοι, Εκπαιδευτές και Εταιρίες πρακτικής, εμφανίζεται ένα επιπρόσθετο πεδίο με την σύνδεση με τα αντίστοιχα μητρώα των παραπάνω συναλλασομένων. Το πεδίο αυτό συμπληρώνεται αυτόματα όταν δημιουργηθεί εγγραφή συναλλασσομένου από τα μητρώα εκπαιδευτών, καταρτιζομένων και εταιριών πρακτικής. Σε αντίθετη περίπτωση πρέπει να γίνει η σύνδεση χειροκίνητα. Για τις ιδιότητες Πελάτης, Προμηθευτής, εμφανίζεται  μια επιπλέον σελίδα με τον αντίστοιχο τίτλο
  • Κύρια Ιδιότητα. Στην σελίδα αυτή υπάρχει και το πεδίο «Κύρια Ιδιότητα» στο οποίο συμπληρώνουμε για πληροφοριακούς λόγους την βασική ιδιότητα με την οποία συνεργάζεται ο συναλλασσόμενος με την εταιρεία.
  • Λογαριασμός. Είναι ο κωδικός που ταυτοποιεί τον συναλλασόμενο με την ιδιοτητά του στον ισοζύγιο. Δημιουργείται είτε με εισαγωγή ? και enter είτε στην διαδρομή Λογιστική-Συναλλασόμενοι-Ειδικές λειτουργίες-Αυτόματη ενημερωση κωδικών συναλλασομένων.


  • Τελευταία συμφωνία.  Επειδή είναι συχνό το φαινόμενο της συνεχούς προσπάθειας ελέγχου και συμφωνίας κινήσεων διαφόρων λογαριασμών (π.χ. ταμείου κλπ) ή συναλλασσόμενων. Γίνεται η συμφωνία, ακολούθως καταχωρείται στο σύστημα κάποια άλλη εγγραφή ή γίνεται κάποια μεταβολή και η συμφωνία χαλάει.Για την αποφυγή αυτών έγιναν οι ακόλουθες προσθήκες : Στην φόρμα διαχείρισης των λογαριασμών προστέθηκε μια σελίδα με τίτλο «έλεγχος» στην οποία υπάρχει το πεδίο «Τελευταία συμφωνία».

 

Στην φόρμα διαχείρισης συναλλασσόμενων στη σελίδα ιδιότητες προστέθηκε το πεδίο «Τελευταία συμφωνία» σε κάθε ιδιότητα.

Αντίστοιχα στα «Εργαλεία -> Γενικές παράμετροι -> Παράμετροι συστήματος» στην ομάδα παραμέτρων «Λογιστική» προστέθηκε η δυνατότητα να μπορείτε να απαγορεύσετε να κινούνται οι λογαριασμοί και οι συναλλασσόμενοι πριν από την ημερομηνία της τελευταίας συμφωνίας. Έτσι από την στιγμή που θα καταχωρηθεί μια ημερομηνία συμφωνίας σε κάποιο λογαριασμό ή συναλλασσόμενο, η αναλυτική του καρτέλα παγώνει πριν από αυτή την ημερομηνία .

Τέλος για να αποφεύγεται η μεταβολή της ημερομηνίας συμφωνίας

από μη εξουσιοδοτημένους χρήστες (με προφανή αποτελέσματα)

προστέθηκε η δυνατότητα στη διαχείριση ασφάλειας τουσυστήματος να ορίσετε ποιοι χρήστες έχουν τη δυνατότητα μεταβολής της ημερομηνίας, ποιοι έχουν τη δυνατότητα μόνο προώθησης  (π.χ. ο εργαζόμενος που κάνει τον έλεγχο, προωθεί την ημερομηνία αλλά δεν μπορεί να την αλλάξει προς τα πίσω) και τέλος ποιοι δεν έχουν καθόλου δυνατότητα μεταβολή



  • Επαφές

Στην σελίδα «Επαφές» καταχωρούνται για κάθε συναλλασσόμενο, ένα ή περισσότερα πρόσωπα της επιχείρησης με τα οποία ερχόμαστε σε επαφή και παρέχεται η δυνατότητα συμπλήρωσης πιθανών εναλλακτικών διευθύνσεων αποστολής του συναλλασσόμενου.


Για κάθε Επαφή συμπληρώνονται:

    • Τμήμα
    • Θέση
    • Διεύθυνση
    • Πόλη
    • Τ.Κ.
    • Τηλέφωνο 1 & 2
    • Fax
    • E-mail
    • Κινητό
    • Παρατηρήσεις



  • Υποκαταστήματα


Στην σελίδα «Υποκαταστήματα» καταχωρούμε, εάν υπάρχουν, τα υποκαταστήματα ενός συναλλασομένου ( κυρίως εταιρίες ) και τα πρόσωπα επικοινωνίας σε αυτά.
















  • Επικοινωνίες


Στην σελίδα «Επικοινωνίες» καταχωρούμε τις επικοινωνίες που πραγαμτοποιήσαμε με τον συναλλασσόμενο



Τα στοιχεία που καταχωρούνται κατά επικοινωνία  είναι:


  • Ημερομηνία-Ωρα.
  • Χειριστής. ( Ο χρήστης του φορέα κατάρτισης).
  • Μορφη επικοινωνίας. (Τα στοιχεία λαμβάνονται από πίνακα ο οποίος είναι διαθέσιμος με την εργασία Εργάλεια – Βοηθητικά αρχεία – λόγοι επικοινωνίας )
  • Λόγος. (Τα στοιχεία λαμβάνονται από πίνακα ο οποίος είναι διαθέσιμος με την εργασία Εργάλεια – Βοηθητικά αρχεία –τρόποι επικοινωνίας )
  • Υπεύθυνος. (Λαμβάνεται από την σελίδα «επαφές»  της εταιρίας ).
  • Θέμα
  • Ε/Ο. (Ε = Εκκρεμής επικοινωνία



  • Οικονομικά


Στην σελίδα «Οικονομικά» μπορεί κανείς να ζητήσει Καρτέλα Συναλλασσομένου, Μηνιαίο Ισοζύγιο, Ετήσιο Ισοζύγιο κατά ιδιότητα και συνολικά με ή χωρίς τις προϋπολογιστικές κινήσεις.






  • Πελάτης»-«Προμηθευτής


Για τις ιδιότητες που είναι χαρακτηρισμένες ως Πελάτης ή Προμηθευτής εμφανίζεται μία επιπλέον σελίδα στην οποία συμπληρώνονται στοιχεία που αφορούν την συναλλαγή που έχει ο συναλλασσόμενος με την εταιρεία ως πελάτης η προμηθευτής.

Τα στοιχεία αυτά είναι:

  • Όριο ανοιχτού υπολοίπου (για να γίνεται έλεγχος κατά την καταχώρηση των παραστατικών)
  • Έκπτωση (ποσοστό που μεταφέρεται αυτόματα στα παραστατικά)
  • Τρόπος πληρωμής (μεταφέρεται αυτόματα στα παραστατικά)
  • Κατηγορία Φ.Π.Α. (στην οποία ανήκει ο συναλλασσόμενος)
  • Τρόπος αποστολής
  • Ειδικά για τους πελάτες, αν ο πελάτης είναι πελάτης λιανικής, τιμολογείται με τιμές λιανικής ακόμη και αν λαμβάνει τιμολόγιο.









  • Προσωπικό

Για την  ιδιότητα που είναι χαρακτηρισμένη  ως Προσωπικό   εμφανίζεται μία επιπλέον σελίδα



Στη σελίδα αυτή καταχωρούνται τα μισθοδοτικά στοιχεία του συναλλασσομένου για την εισαγωγή της μισθοδοσίας του από αντίστοιχο λογισμικό τρίτων.