Εισαγωγή


To Argus αποτελεί ένα σύστημα σχεδιασμού, διαχείρισης και αξιοποίησης επιχειρησιακών πόρων (ERP: Enterprise Resource Planning) με ιδιαίτερο πεδίο εφαρμογής τον χώρο των Κέντρων Επαγγελματικής Κατάρτισης. Το Argus επιτρέπει σε ένα Κ.Ε.Κ.:


⮱        να αυτοματοποιήσει και να ολοκληρώσει τις εκπαιδευτικές του διαδικασίες


⮱        να διαμοιράζεται κοινά δεδομένα και πρακτικές με όλες του τις δομές


⮱        να παράγει, να προσπελαύνει και να επεξεργάζεται την πληροφορία σε περιβάλλον πραγματικού χρόνου


Η φιλοσοφία του Argus, συνίσταται στην αποθήκευση της πληροφορίας μόνο μία φορά κατά την στιγμή της γέννησής της. Η πληροφορία αυτή χρησιμοποιείται από τις ενότητες του συστήματος οι οποίες εξυπηρετούν διαφορετικές λειτουργίες, υποστηρίζουν διαφορετικά τμήματα, και εκτελούν διαφορετικές διαδικασίες.

Για παράδειγμα η επιλογή ενός εκπαιδευτή για ένα σεμινάριο ενεργοποιεί αυτόματα την σύνταξη της σχετικής σύμβασης, κοστολογεί το έργο του, ενημερώνει όλους τους σχετικούς λογαριασμούς λογιστικούς και προγράμματος, ενημερώνει διαδικασίες προϋπολογισμού και παράγει όλα τα σχετικά έντυπα που απαιτεί το θεσμικό πλαίσιο.


Τεχνολογικά το Argus βασίζεται σε ανοιχτή αρχιτεκτονική συστημάτων για εύκολη επικοινωνία. H ανάλυση της εφαρμογής έγινε με CASE tool, η ανάπτυξη στηρίζεται στη λογική πελάτη / εξυπηρετητή (client / server), όπου στο ρόλο «εξυπηρετητή» παίζουν συστήματα Διαχείρισης Σχεσιακών Βάσεων Δεδομένων (RDBMS: Relational Data Base Management Systems), ενώ οι «πελάτες» clients αναπτύχθηκαν πολύμορφα με την χρήση αντικειμενοστραφών γλωσσών προγραμματισμού αλλά και με πιο κλασσικά εργαλεία.


Το Argus λειτουργεί καταλυτικά στη ολοκλήρωση των ποικίλων διαδικασιών που σχετίζονται με την επαγγελματική κατάρτιση, υποστηρίζει διαφορετικές οργανωτικές δομές και προσθέτει αξία στην επιχείρηση με τα εξής χαρακτηριστικά:

  • είναι ευέλικτο για να ανταποκρίνεται στις μεταβαλλόμενες απαιτήσεις του θεσμικού πλαισίου και τις εξελισσόμενες ανάγκες του ίδιου του οργανισμού,
  • είναι ανοιχτής αρχιτεκτονικής και τμηματικής διάρθρωσης (modulare) ώστε η τελική εφαρμογή να χτίζεται σύμφωνα με τις ανάγκες του οργανισμού, ενώ μπορεί να λειτουργήσει σε πολλές πλατφόρμες πληροφοριακού εξοπλισμού,
  • προσομοιώνει την πραγματική λειτουργία ενός Κέντρου Επαγγελματικής Κατάρτισης, ενσωματώνοντας τις καλύτερες πρακτικές διαχείρισης,
  • μέσω Internet επιτρέπει την εκτέλεση εργασιών εκτός των δομών της επιχείρησης, και είναι έτοιμο για την διασύνδεση με κρατικούς και άλλους φορείς.


Η Λειτουργική Φιλοσοφία του Argus χαρακτηρίζεται από:

  • την πλήρη κάλυψη του θεσμικού πλαισίου που διέπει τη λειτουργία των Κ.Ε.Κ.
  • τη Διαχείριση Γενικής και Αναλυτικής Λογιστικής προσαρμοσμένης στο πλαίσιο αυτό
  • την ενιαία εισαγωγή και αποθήκευση δεδομένων
  • την ενσωματωμένη και ενιαία διαχείριση συναλλασσομένων, παγίων στοιχείων, αξιογράφων κτλ.


Λειτουργικά μπορεί κανείς να διακρίνει τα ακόλουθα τρία επίπεδα:

  • το επίπεδο εκπαιδευτικής διαχείρισης,
  • το επίπεδο λογιστικής διαχείρισης,
  • το επίπεδο παρακολούθησης και πληροφόρησης της διοίκησης.


Η Εκπαιδευτική Διαχείριση γίνεται με βάση το θεσμικό πλαίσιο που διέπει τη λειτουργία των Κ.Ε.Κ. και περιλαμβάνει:

  • Παρακολούθηση της εκπαιδευτικής διαδικασίας: καταχώρηση και παρακολούθηση των ωρολογίων κατά φάση υλοποίησης των προγραμμάτων, διαχείριση των ομάδων εκπαιδευτών του προγράμματος (βασικών και αναπληρωματικών), διαχείριση των ομάδων καταρτιζομένων (παρακολούθηση αντικαταστάσεων, αποχωρήσεων, διαγραφών), παρακολούθηση απουσιών καταρτιζομένων κτλ.
  • Διαχείριση εκπαιδευτών (παρακολούθηση γενικών στοιχείων, εκπαιδευτικών στοιχείων, διαχείριση αμοιβών, αυτόματος υπολογισμός ασφαλιστικών εισφορών σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, υπολογισμός και εκτύπωση των στοιχείων που περιλαμβάνονται στο ΑΒΑ κτλ.)
  • Διαχείριση καταρτιζομένων (αυτόματος υπολογισμός εκπαιδευτικού επιδόματος σύμφωνα με την οριζόμενη από το αντίστοιχο σύστημα διαχείρισης ωριαίο ποσό επιδότησης και με συνυπολογισμό των καταχωρημένων απουσιών, προώθηση στην απασχόληση κτλ.)
  • Εκτύπωση των αναγκαίων από το θεσμικό πλαίσιο οικονομικών και εκπαιδευτικών καταστάσεων (ιδιαίτερα τονίζεται η δυνατότητα δημιουργίας των αναγκαίων από τα συστήματα διαχείρισης εντύπων όπως Δ2 – Δήλωση έναρξης, Δ3 – Αίτηση αποπληρωμής, Δ4 – Τριμηνιαία δελτία κλπ τα οποία λόγω της σύνθετης μορφής τους θα απαιτούσαν σημαντικό αριθμό ανθρωποωρών για να γίνουν με μια απλή επεξεργασία κειμένου).


Η σύνδεση εγγραφών αναλυτικής και γενικής λογιστικής είναι άμεση ενώ δίνεται η δυνατότητα καταχώρησης και παρακολούθησης προϋπολογισμών. Οι προϋπολογισμοί εξειδικεύονται σύμφωνα με το σύστημα διαχείρισης κάθε επιχειρησιακού προγράμματος και συνδέονται με την εκπαιδευτική διαδικασία για λήψη οικονομικών στοιχείων (π.χ. αμοιβές εκπαιδευτών, καταρτιζομένων).


Η Λογιστική Διαχείριση περιλαμβάνει:


  • Διαχείριση Γενικής Λογιστικής/ΚΒΣ


  • Εμπορική Διαχείριση


  • Διαχείριση Συναλλασσομένων


  • Διαχείριση Πάγιων στοιχείων


  • Διαχείριση Αξιογράφων


Η Διαχείριση Γενικής Λογιστικής/ΚΒΣ χαρακτηρίζεται από:

  • ανάπτυξη λογιστικού σχεδίου μέχρι 7ου βαθμού,
  • δυνατότητα προσαρμογής λογιστικού σχεδίου από χρήση σε χρήση,
  • ενιαία διαχείριση οικονομικών χρήσεων,
  • ευέλικτη κωδικοποίηση παραστατικών κινήσεων,
  • λειτουργική φόρμα καταχώρησης λογιστικών εγγραφών,
  • δυνατότητα εκτύπωσης επιλεγμένων παραστατικών λογιστικής. (αποδείξεις δαπανών καταρτιζομένων, εκπαιδευτών, οδοιπορικών, αποδείξεων πληρωμής, λογιστικών σημειωμάτων κλπ),
  • μηχανογραφική έκδοση βεβαιώσεων δικαιούχων αμοιβών (καταρτιζομένων, εκπαιδευτών και λοιπών συνεργατών).


Η Διαχείριση Συναλλασσομένων χαρακτηρίζεται από ενιαία διαχείριση συναλλασσομένων με παραμετρικό ορισμό των ιδιοτήτων συναλλαγής π.χ. Προμηθευτές, Πελάτες, Εκπαιδευόμενοι, Εκπαιδευτές, επιστημονικό προσωπικό, έμμισθο προσωπικό, λοιποί πιστωτές κλπ.

Κάθε συναλλασσόμενος μπορεί να έχει οποιεσδήποτε από τις ορισμένες ιδιότητες. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα κάθε συναλλασσόμενος να καταχωρείται μόνο μία φορά ανεξάρτητα από το είδος της συνεργασίας του με το Κ.Ε.Κ. ταυτόχρονα όμως η επεξεργασία και προβολή των κινήσεών του να γίνεται και αναλυτικά για κάθε ιδιότητα αλλά και συγκεντρωτικά.


Η Διαχείριση Παγίων στοιχείων χαρακτηρίζεται από:

  • δυνατότητα επιμερισμού των αποσβέσεων παγίων σε κέντρα κόστους (προγράμματα) ανάλογα με τον χρόνο χρήσης τους όπως απαιτείται από τα συστήματα διαχείρισης,
  • εκτύπωση καταστάσεων αποσβέσεων κατά κέντρο κόστους (πρόγραμμα).


Η Διαχείριση Αξιογράφων χαρακτηρίζεται από:

  • διαχείριση αξιογράφων με αυτόματη ενημέρωση της Γενικής Λογιστικής από τις κινήσεις αξιογράφων. Το είδος και ο τρόπος των λογαριασμών που θα κινηθούν για κάθε κίνηση των αξιογράφων καθορίζεται παραμετρικά με αποτέλεσμα προσθήκες ή μεταβολές να μπορούν να γίνουν είτε από τον ίδιο τον χρήστη είτε από την West Net
  • αναλυτική παρακολούθηση πολλών λογαριασμών αξιογράφων (όψεως)
  • μηχανογραφική έκδοση επιταγών  εκπαιδευτών (επιταγή, απόδειξη παραλαβής, εκκαθάριση ωρών) καταρτιζομένων (επιταγή, απόδειξη παραλαβής,  εκκαθάριση ωρών, βεβαίωση αποδοχών) και υπολοίπων συναλλασσομένων (επιταγή, απόδειξη παραλαβής).


Τέλος στο επίπεδο παρακολούθησης και πληροφόρησης της διοίκησης παράγονται συγκεντρωτικά στοιχεία σύμφωνα με τις επιταγές της διοίκησης όπως :


�        απορρόφηση ανά επιχειρησιακό


�        κόστος εκπαιδευτών


�        κατανομή δαπανών ανά κατηγορία


�        πορεία εισροών